Você sabe o que a compliance realmente é? Cada vez mais empresas e instituições estabelecem padrões de segurança. Esses padrões abrangem uma infinidade de circunstâncias.
A conformidade regulamentar é cara. E cometer erros que resultam em falha na conformidade do produto pode ser ainda mais caro. Obter uma boa avaliação antecipada de suas necessidades de conformidade regulamentar pode economizar custos, tempo e frustração desnecessários à empresa, e a isso chamamos de compliance.
Em outras palavras a compliance significa andar na linha com as normas da empresa, isso implica em políticas e diretrizes.
Para que a compliance seja eficaz a organização precisa cumprir todas as regras que são exigidas pelos órgãos que regulamentam a organização.
Por que as regras de compliance são tão importantes?
O que está por trás do conceito de conformidade e quais são os objetivos de uma empresa comprometida com ela?
Em primeiro lugar: evitar processos criminais
Do ponto de vista puramente comercial, o compromisso com a conformidade tem principalmente motivações estratégicas: assim como os cidadãos normais, as empresas chamadas entidades legais devem cumprir as leis nacionais e internacionais existentes.
- Responsabilidade social
As empresas, portanto, não devem aparecer apenas como figuras econômicas, mas, acima de tudo, como cidadãos corporativos no sentido de responsabilidade social corporativa.
O que é considerado socialmente responsável é, em certa medida, predefinido por órgãos e códigos reguladores geralmente aceitos.
Em muitos casos, especialmente em setores sensíveis, como energia e produtos químicos, espera-se que a empresa siga seu próprio conjunto de valores que abordem de maneira proativa e direta os potenciais conflitos de interesse com as partes interessadas. Uma empresa cujas atividades comerciais têm implicações ecológicas deve, portanto, também comunicar bem seus padrões ambientais e de sustentabilidade e enfrentar as críticas. Isso tem um efeito positivo em sua credibilidade e relações comerciais.
Como a compliance pode ser implementada na empresa?
Etapa 1: montar uma equipe de compliance
Todo processo começa com o gerenciamento, comprometendo-se com a conformidade e definindo um termo personalizado individualmente para a empresa.
Uma equipe de conformidade eficaz deve ser composta por especialistas de todos os departamentos. Somente dessa maneira é possível identificar e cobrir todas as áreas possíveis de interesse e risco da empresa.
Especialistas externos adicionais podem ser obtidos com advogados, consultores tributários e consultores de gerenciamento. Também é legalmente necessário e aconselhável envolver o conselho de empresa em todos os processos de tomada de decisão.
Um cronograma realista e uma distribuição claramente definida de funções (incluindo um líder de equipe competente) podem ajudar a manter os custos gerenciáveis e a alcançar um resultado oportuno.
Etapa 2: análise de conformidade
A principal tarefa da equipe é realizar uma análise da situação atual. Pode ser que a empresa já tenha estruturas de conformidade, na forma de “regras não escritas” que se aplicam aos funcionários.
Com base nessa pré-avaliação, o estado-alvo é definido: quais medidas e mecanismos devem ser complementados, modificados ou completamente recriados para fazer justiça ao conceito de conformidade da empresa?
Vale a pena identificar as interfaces da sociedade civil com as quais a empresa precisa lidar no seu dia-a-dia.
Etapa 3: Formular e comunicar políticas de conformidade
Existem inúmeros padrões de política de conformidade na Internet, mas não há requisitos gerais para o conteúdo e a estrutura. Em vez disso, recomenda-se adaptar todas as regras exatamente às necessidades e circunstâncias individuais da empresa.
Depois de concluídas, as diretrizes de conformidade devem ser comunicadas abertamente em toda a empresa. Isso é feito por meio de boletins, publicações na intranet e eventos informativos.
Etapa 4: Implementação em operação e ajuste regulares
Embora a responsabilidade principal e a responsabilidade total pela compliance sejam da administração da empresa, essa responsabilidade pode ser atribuída a um único diretor de conformidade, uma equipe inteira de conformidade ou uma empresa de soluções de conformidade pode assumir o trabalho.
O responsável pela conformidade não precisa necessariamente estar no mais alto nível de gerenciamento, mas deve ter uma conexão de comunicação direta, consistente e a mais curta possível para poder trabalhar de maneira eficaz. Essa é a única maneira de garantir que os esforços de compliance sejam frutíferos no final.
